Ministerul Justiției și Ministerul Cercetării au lansat recent în dezbatere publică Proiectul de lege privind activitatea notarială electronică. În Nota de fundamentare se arată că, în prezent, procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”, echipamentele și instrumentele digitale fiind utilizate majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne (i.e. înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convențiilor matrimoniale, a succesiunilor în registrele electronice), pentru comunicarea cu bazele de date publice (Direcția de Evidență a Persoanei și Administrarea Bazelor de Date, Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Depozitarul Central și unele Direcții de Impozite și Taxe Locale), nu și în relația dintre notar – client. Din acest motiv, notarul public, pe de o parte, colectează documentele de la client și întocmește actului în format fizic iar, pe de altă parte, transmite aceste documente în format electronic (scanat și semnat electronic) pentru înregistrarea în registrele electronice notariale și registrele publice, precum și păstrarea în arhiva proprie. Întrucât societatea și tehnologia progresează, digitalizarea domeniului notarial devine un fenomen necesar, care impune o reglementare corectă și adaptată realității juridice și socio-economice actuale. Pe cale de consecință, digitalizarea activității notariale reprezintă o nouă orientare și raportare la realitatea socială, dar și o consecință firească a creșterii continue a capacității și flexibilității noilor tehnologii și a soluțiilor de securitate cibernetică. O parte din procedurile prevăzute de Legea nr. 36/1995, care fac obiectul prezentului proiect de act normativ, pot fi ajustate și transpuse în mod similar și în mediul digital, sub condiția de a nu afecta garanțiile oferite de activitatea notarială și fără a presupune schimbarea procedurilor per se și a regulilor de fond privind procedura notarială.
Proiectul de lege reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică, prin intermediul platformei informatice Top-not, ale cărei operaționalizare şi funcționare sunt reglementate prin același act normativ. Platforma Top-not, ce urmează a fi dezvoltată și gestionată de către UNNPR, are ca scop administrarea și stocarea actelor notariale, precum și a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora și asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea și integritatea schimbului de date, asigurând protecția secretului profesional. Serviciile și soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei pot fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcționarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul ADR privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate și integritate.
În ceea ce privește actele și procedurile notariale, notarii publici le vor putea îndeplini atât pe suport hârtie, cât și în formă electronică – cu toate acestea, notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial. Pentru notarii publici care vor opta să îndeplinească acte și proceduri notariale în formă electronică, Uniunea va efectua mențiunile corespunzătoare în Registrul Național de Evidență a Notarilor Publici și va afișa, pe pagina proprie de internet, lista notarilor publici care îndeplinesc acte și proceduri notariale în formă electronică.
În esență, activitatea notarială electronică va viza toate actele și procedurile notariale compatibile și se va desfășura numai la sediul profesional al notarului public, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează actul cu semnătură electronică calificată. Cu toate acestea, notarul public va putea îndeplini în formă electronică, fără prezența fizică a părților, anumite categorii de acte și proceduri expres și limitativ prevăzute de lege, precum, spre exemplu:
- consultații juridice scrise cu caracter notarial;
- primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
- darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
- legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;
- transmiterea către Oficiul Național al Registrului Comerțului a actelor privind societățile;
- transmiterea cererilor adresate instituțiilor și autorităților publice;
- comunicarea cererilor și a oricăror alte documente pentru efectuarea operațiunilor de publicitate imobiliară.
Proiectul de lege instituie, totodată, noțiunea de eliberare a duplicatelor de pe înscrisurile notariale în altă formă decât cea în care au fost întocmite, respectiv de emitere a copiei legalizate de pe înscrisuri într-o altă formă decât cea în care acestea au fost întocmite. Eficientizarea activității notariale este vizată și prin instituirea „evidenței activității notariale electronice”, care vizează registrele biroului notarial.
